Correo Electrónico

CORREOS ELECTRONICOS

Consejos para una adecuada comunicación telefónica y por correo electrónico

Comunicación efectiva, llamadas y correos profesionales que hablarán bien de su empresa

Una llamada en un momento inadecuado o un correo electrónico de mal gusto pueden traerse abajo un negocio. Algunos pasos sencillos y consejos de etiqueta para poner en práctica le ayudarán a impactar en su comunicación diaria, dejando una buena impresión de usted y su empresa.

24/05/2013 - 7:17am

Marianela Jiménez

Otro medio de comunicación que se utiliza en todos los ámbitos en la actualidad, es el correo electrónico, pero pocas veces recibimos información sobre qué se debe y qué no redactamos correos de nuestro ámbito profesional o empresarial. Dice la experta mexicana en Imagen Pública, Renata Roa, que las normas son similares a una carta convencional, cuidando la redacción y ortografía.

“El correo electrónico es una carta, que si bien no tardará dos meses en llegar, sí necesita una estructura y desarrollo adecuada. Como cualquier carta, necesita un título, un saludo, un cuerpo y una despedida”, dice Roa en el sitio especializado Alto Nivel, al ofrecer algunos consejos:

El título o “subject”: debe dejar claro el tema u objetivo del correo, debes ser específico y ante todo, evitar escribir un simple “hola” o “buenos días”.

En el texto o cuerpo, inicie con un saludo atemporal, como “Querido XX, Estimada XX o Buen día, XX”.  Use su capacidad de resumen e intente hacer correos de tres párrafos, eso ayudará a quien lo reciba, sobre todo si es de esas personas a la que por día le escriben 300 correos. Cuide especialmente la ortografía y el lenguaje para que sea una comunicación que se comprenda fácilmente.  

Al despedirse, mantenga la línea del saludo, con un “que tengas buen día” o “agradeciendo su atención”, se muestra profesionalismo aunque se trate de alguien a quien ya conocemos. Y, fundamental, firme su correo. 

Tenga cuidado con…

Las copias: ahora tenemos correos inteligentes que agregan de forma automática a otros. Revise bien y evite que otras personas se enteren de sus conversaciones.

Conversaciones anteriores: si el intercambio de mensajes ya lleva por ejemplo diez correos, evite agregar los primeros ocho. para contextualizar la conversación.

La respuesta: no deje pasar más de un día para contestar, eso evitará que le reenvíen la información. Si no tiene tiempo para una respuesta completa, bastará con un “Ok” o “Recibido” o escriba algo más específico como: por ahora no puedo contestarte pero en cinco días tienes mi respuesta.

Expresiones: no use caritas, ni fondos decorativos, ni las mayúsculas para todo el texto.

Por último, si es un correo muy urgente, confirme su recepción con una llamada. Si es un correo “pesado”, pida autorización. Algunas empresas tienen límites en sus correos. Y, lo más importante, NUNCA responda a un correo si está enojado o enojada. El  estado de ánimo se transmite hasta al escribir.

ELABORE UN CORREO IMPORTANTE DE UN ASUNTO ESCOLAR A UNO  DE SUS COMPAÑEROS, CON COPIA A OTRA PERSONA.  Use su correo personal.